Abbiamo già affrontato in altri articoli sulla manualistica aspetti specifici inerenti il manuale d’uso e manutenzione. In questo articolo intendiamo fornire una guida completa e aggiornata sul quadro complessivo.
Quadro normativo e progettazione
In prima battuta, è necessario riepilogare brevemente l’evoluzione storica degli aspetti legati alla normativa, al fine di inquadrare meglio il modo in cui oggi è necessario fare manualistica tecnica
La Sicurezza e l’evoluzione delle normative
La sicurezza entra nell’ordinamento giuridico con l’approvazione del decreto inerente le Norme per la prevenzione degli infortuni sul lavoro.
Dal 1957 con la costituzione del Trattato di Roma che istituisce la Comunità Economica Europea all’approvazione della Direttiva Macchine del 1996, quanto legiferato esprime il logico collegamento fra gli obblighi del datore di lavoro e quelli del fabbricante. Per approfondire tali obblighi, e gli enti normatori, abbiamo dedicato un articolo specifico, cioè, “Normativa Sicurezza sul Lavoro: storia ed evoluzione”.
Manuale d’uso e Manutenzione: la direttiva Macchine
Con Macchina si intende:
- Un insieme equipaggiato o destinato ad essere equipaggiato di un sistema di azionamento diverso dalla forza umana;
- insieme di cui al primo punto, al quale mancano solamente elementi di collegamento al sito di impiego;
- pronto per essere istallato e che può funzionare solo dopo essere stato montato su un mezzo di trasporto o istallato in un edificio o in una costruzione;
- per raggiungere uno stesso risultato sono disposti e comandati in modo da avere un funzionamento solidale;
- insieme di parti di cui almeno uno mobile, collegati tra loro solidamente e destinati al sollevamento.
La direttiva macchine si applica a vari prodotti e distingue in maniera chiara le macchine dalle quasi-macchine. Inoltre si entra nel merito specifico della valutazione dei rischi per il fabbricante e i principi di integrazione per la sicurezza. In questo quadro, è essenziale comprendere anche le modalità di costruzione delle istruzioni per l’uso che dipendono in toto da quanto istruito nelle normative.
Il manuale d’uso e manutenzione: le istruzioni per l’uso
Quando si parla di isrtuzioni per l’uso ci si riferisce a collegamenti comunicativi, come testi, parole, segnali, simboli o diagrammi utilizzati separatamente o in combinazione per trasmettere informazioni all’utilizzatore. Sono dirette a utilizzatori professionisti e/o non professionisti e servono per fornire “le informazioni sulle modalità per l’uso del prodotto in modo corretto, conveniente ed in condizioni di sicurezza”. Ogni macchina, infatti, deve essere accompagnata da istruzioni per l’uso nella o nelle lingue comunitarie ufficiali dello Stato membro in cui la macchina è immessa sul mercato. Le istruzioni che accompagnano la macchina devono essere “istruzioni originali” o una “traduzione delle istruzioni originali”. Infine, le istruzioni per la manutenzione destinate ad essere usate da un personale specializzato possono essere fornite in una sola lingua comunitaria compresa da detto personale. Per approfondire tali aspetti, abbiamo già pubblicato l’articolo “Istruzioni per l’uso: la guida” che entra nel merito di quanto brevemente presentato.
Manuale d’uso e manutenzione: approfondimenti
Istruzioni per l’uso come veicolo di informazioni
Le istruzioni per l’uso hanno lo scopo di trasferire le conoscenze da un soggetto all’altro. Attraverso il manuale di istruzioni il lettore/utente acquisisce informazioni su come installare, utilizzare e mantenere il prodotto in modo sicuro, autonomo e conveniente. Pertanto le caratteristiche principali delle istruzioni per l’uso riguardano la facilità di consultazione, chiarezze, linguaggio semplice ed immediatamente comprensibile. Infatti, nella costruzione di tale documentazione tecnica, è essenziale tenere in considerazione gli aspetti legati al trattamento della “lingua speciale“(apprfondimenti nell’articolo dedicato) e agli aspetti fraseologici connessi. In questo panorama, avvalersi di strumenti ICT per la manualistica è essenziale al fine di produrre in maniera corretta documentazione tecnica in linea con le normative e direttive vigenti.
Il Catalogo delle parti di ricambio
Per i fabbricanti di beni tecnici strumentali il catalogo ricambi può rappresentare un centro di profitto.
Gli acquirenti di beni strumentali di consumo o di investimento scelgono il prodotto non solo in base alle sue performance ma anche in funzione di un servizio post vendita efficace ed efficiente. Un catalogo ricambi ben progettato ed organizzato consente di rintracciare facilmente i componenti di interesse e di disporre di tutte le informazioni necessarie. Si veda l’articolo Catalogo Ricambi per apprfondimenti su tale tematica.
Le istruzioni per l’uso come fattore di sicurezza
Abbiamo già affrontato il tema delle istruzioni per l’uso come fattore di sicurezza in un articolo dedicato. Tuttavia ne facciamo cenno quì poichè Le “istruzione per l’uso” sono un dispositivo di sicurezza e spesso hanno la funzione di chiarire e definire le responsabilità delle parti. Infatti con dispositivo di sicurezza intendiamo riferirci a tutta l’interazione tra il bene tecnico e i destinatari che si prevede interagiranno con esso nell’arco della sua vita prevista. Infatti, nelle istruzioni per l’uso devono essere riportate tutte quelle informazioni indispensabili affinché il destinatario non sia esposto a rischi di pericoli eventualmente presenti. In questo quadro, si sottolinea l’importanza delle norma UNI per la manualistica è evidente, se teniamo in considerazione come la commissione DIAM(Documentazione Informazione Automatica e Multimediale) istruisca in tema di produzione di documentazione tecnica ponendo diversi focus.
Manuale d’uso e mautenzione: implicazioni legali di un informativa inadeguata
Qualsiasi prodotto destinato al consumatore, anche nel quadro della prestazione di servizi, o suscettibile, in condizioni ragionevolmente prevedibili, di essere utilizzato dal consumatore indipendentemente dal fatto che sia nuovo, usato, o rimesso a nuovo. Ogni bene mobile anche se incorporato in un altro bene mobile o immobile si considera prodotto, anche l’elettricità. Con prodotto sicuro si intende “qualsiasi prodotto che, in condizioni d’uso normali o ragionevolmente prevedibili non presenta alcun rischio oppure unicamente rischi ridotti i quali siano compatibili con il suo impiego“. Per valutare la sicurezza di un prodotto si deve tenere conto della sua etichettatura, delle eventuali avvertenze ed istruzioni per il suo uso e la sua eliminazione, nonché qualsiasi altra indicaizone o informazione relativa al prodotto. Le autorità amministrative possono, pertanto, eseguire controlli finalizzati a verificare la corretta osservanza di linee guida, direttive e normative: il produttore che immette sul mercato prodotti pericolosi è punito con l’arresto fino ad un anno e l’ammenda da 10000 euro a 50000. Per ulteriori apprfondimenti si consulti l’articolo “Istruzioni per l’uso: Implicazioni legali di informative inadeguate“.
La manualistica: conclusioni
La costruzione del manuale d’uso e manutenzione e si colloca tra i servizi erogati nel settore della manualistica. Obiettivo principale in tema di manualistica è “trasmettere un’informazione semplice ed efficace tutelando nel contempo la sicurezza dell’utilizzatore“. Da quanto esposto sopra è chiaro che con la Direttiva Macchine le istruzione per l’uso assumono una funzione più complessa:
- prevenzione e sicurezza;
- definizione dei limiti di responsabilità del Costruttore
Inoltre, è importante collocare lo scenario normativo illustrato sopra all’interno di un operatività che si declina nelle fasi di redazione.
Le fasi di redazione
- verifica della corretta redazione: prevenire incomprensioni che possono causare infortuni;
- definizione delle modalità di verifica tecnica: definizione dei momenti delle verifiche, delle loro tempistiche e dei valori di riferimento;
- verifica dell’efficacia comunicativa: si fa consultare il manuale ai tecnici interessati;
- richiesta di utilizzazione del manuale: individuazione eventuali errori o frasi ambigue;
- addestramento del conduttore: effettuato sul campo, in fase di collaudo e consegna della macchina all’utilizzatore
Manuale d’uso e manutenzione: requisiti generali
Il manuale d’uso e manutenzione deve accompagnare il prodotto per tutto il ciclo di vita, rispondendo ai seguenti requisiti:
- corretta applicazione delle direttive e delle norme;
- corretta forma di comunicazione tecnica;
- efficacia nel comunicare il contenuto a qualsiasi tipologia di utenza;
- definizione del miglior supporto possibile.
L’analisi ergonomica e di usabilità prevede due fasi: analisi oggettiva e analisi soggettiva.
Analisi oggettiva
L’analisi oggettiva consiste nella comparazione dei manuali forniti dalle aziende produttrici con i parametri della normativa di riferimento. I giudizi sono:
- attribuiti per mezzo di una scala a tre punti (1= insufficiente, 2=sufficiente, 3= ottimo);
- ponderati a seconda della rilevanza del parametro valutato.
L’esito della valutazione si traduce nei termini della soddisfazione – parziale soddisfazione – non soddisfazione.
Analisi Soggettiva
Con Analisi Soggettiva si intende:
- valutazione della reale interazione tra il manuale d’istruzioni e i possibili utilizzatori del prodotto:
- lettura del manuale;
- esecuzione di alcune operazioni.
- Segue somministrazione di un questionario di soddisfazione soggettiva.
I software per la costruzione automatica e controllata di documentazione tecnica
Tra i vari software per la manualistica tecnica, Demiox è l’unico in grado di supportare il manualista con strumenti built-in per il controllo degli aspetti legati alla normativa di riferimento (es: gli aspetti fraseologici) e legati alla costruzione tecnica di manuali d’uso e manutenzione e istruzioni per l’uso. Infatti, Demiox è un software che gestisce ogni aspetto di impostazione, redazione, revisione e traduzione della tua manualistica tecnica. Mantiene i costi bassi e alto il valore competitivo del risultato, e i tuoi dati sono sempre al sicuro.
